GTDでまじめにタスク管理を始めてみる

2017年3月14日

フリーランス

GTDとは、タスク管理の手法の一つで、“Getting Things Done（仕事を成し遂げる）”の頭文字を取ったものです。
タスク管理というと、タスクを忘れないようにするためのものというイメージがあると思いますが、GTDはむしろ、タスクを忘れるための手法と言えます。
正確に言うと、タスクをやるその時まで忘れても良いようにする方法です。

やりたいことや、やらなければならないこと、今日の予定、明日の、今週の予定、1年後、10年後……
タスクは無限にあります。
それらをすべて記憶して、頭のなかで管理できるって自慢している人もいるかもしれませんが、果たしてそれは効率的でしょうか？
あるタスクを進めている最中にも、そういえばあれもやらなきゃ、あ、これやってない、何か忘れてる気がする…などといろんな雑念が湧いてくるのが人間というもの。
常に次にやらなければならないことに追われる切迫感があるのです。

GTDでは基本的にそのような潜在意識のありかたが愚かであるという前提に立ちます。
そして、その潜在意識が集中しようとする意識を邪魔しないようにするための方法を提供します。

つまり、GTDというシステムにやるべきことを覚えておく役割をすべて任せきってしまうことで、潜在意識がやるべきことを忘れないように、すべて把握しておこうとするのを止めさせるのです。
パソコンに例えると、ワーキングメモリにタスクを常に読み込ませておくのを止めて、必要なときに必要なものだけハードディスクから読み込んできて、処理したら削除するようするということです。
そうすればワーキングメモリはもっとクリエイティブなことに活用できるようになります。

GTDの方法

GTDでは下記のリストを作成し、これを定期的にメンテナンスしていきます。

インボックス
次にとるべき行動
連絡待ち
プロジェクト
いつかやる／多分やる

インボックス

発生したタスクやアイディアをまず最初に入れる箱です。
分類や優先順位、期限、タスクの大小など、区別せずにとにかく何でもリストアップします。
それこそ、コーヒー豆を買うというものから、いつかインドに旅行するというようなものまで全部です。

GTDのスタートはここで、自分も今日カフェで時間を1時間ほど取ってひたすら書き出しました。
1時間で120個ほどタスクが出ましたが、まだ出しきれてない気がします。

次に取るべき行動

インボックスに書き出したリストを見て、これは「実行可能か」どうかを判断します。
次にとるべき行動は具体的でかつ目に見える行動でなくてはなりません。

「英語を話せるようになる」

ではなく、

「英会話の参考書を買う」

とか、そういうことです。
そして、それをいつやるかを決められるものは決めていきます。

今すぐ
今日中
明日
今週中
来週

ざっくりとこれくらいの分類で良いようです。

連絡待ち

これは誰かに任せたり、注文したものが届くのを待ったりとか、そういうもののリストです。

プロジェクト

プロジェクトという概念ですが、簡単に言うと、複数のタスクからなる目標を「プロジェクト」と定義しています。
たとえば、

「英語を話せるようになる」

というのがプロジェクトで、その中に複数のタスク

「英会話の参考書を買う」
「英会話の参考書を毎日1ページ勉強する」
「英会話のラジオを聞く」

というのが含まれているということです。

いつかやる／多分やる

このリストは、その名の通りです。
直近でやる予定は具体的に決まってないけど、やりたいことのリストです。
「ウユニ塩湖に行く」とか、「Ruby on Railsをマスターする」とか。
次にやるべき具体的な行動リストから、これらのやるかわからないけどやりたいリストを分けるという目的もあります。
それに、思い立ったときにリストに入れておけば、いつか実現するチャンスが巡ってくるかもしれません。